Projektmanagement Software KMU: vom Auftrag bis zur Rechnung

Was ein KMU von Projektmanagement Software erwartet

In einer kleinen Firma verkauft dieselbe Person, plant, arbeitet am Projekt und stellt die Rechnung. Die Informationen liegen verstreut in Postfach, Tabelle und Stundenheft. ProjectLead bringt sie zusammen: Projekt, Phasen, Aufgaben, Stunden, E-Mails und Termine an einem Ort.

Vor dem Start muss nichts eingerichtet werden: Ein Projekt entsteht aus einer Vorlage mit fertigen Phasen und Aufgaben, und die Termine richten sich nach dem Startdatum.

• Projekte mit Phasen, Budget und Beteiligten
• Rollen: Administrator, Verantwortlicher, Mitglied
• Teams, Stundensätze und Kapazitäten
• Projekte nur für ihre Beteiligten

Kunden informiert, ohne Anrufe

Jedes Projekt kann eine öffentliche Statusseite haben, geöffnet über einen persönlichen Link: Der Kunde sieht Fortschritt, Phasen, geteilte Notizen und Dateien und kann dem Team schreiben. Sie bestimmen, was sichtbar ist.

Statusberichte gehen auf Wunsch von selbst per E-Mail raus, wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich oder nach jeder abgeschlossenen Phase. Öffentliche Buchungsseiten lassen Kunden einen Termin wählen; mehrere Gastgeber können sich Termine im Wechsel teilen.

Stunden und Abrechnung

Zeit wird mit der Stoppuhr oder im Wochen-Stundenzettel erfasst. Berichte zeigen Stunden, verrechenbare Beträge, Kosten und Marge pro Projekt, Kunde oder Person. Details auf der Seite Projektzeiterfassung.

Mit InvoiceLead entsteht jeden Monat ein Rechnungsentwurf pro Projekt: nach Stunden, als Monatspauschale, pro gelieferter Phase oder pauschal. Abgerechnete Zeit ist gesperrt, und nie entstehen zwei Entwürfe für denselben Monat.

Der KI-Assistent spart Zeit

Der eingebaute KI-Assistent bereitet die Arbeit für Sie vor: Er kann einen vollständigen Projektplan vorschlagen (Phasen, Aufgaben, Meilensteine, Abhängigkeiten und Termine) oder mehrere Änderungen auf einmal, vollständig angezeigt auf einer Karte zum Bestätigen. Ein Klick auf „Bestätigen“ übernimmt sie mit Ihren Rechten; der Assistent sendet nie eine E-Mail an Ihre Kunden.

Für ein KMU heisst das: der Plan eines neuen Auftrags in Sekunden, zum Prüfen vor dem Bestätigen.

Was ProjectLead ein KMU kostet

Zum Start reicht der Gratis-Tarif: 3 laufende Projekte, eine Person, alle Funktionen. Pro+ nimmt bis zu 5 Personen mit unbegrenzten Projekten auf, für 39 € pro Monat oder 390 € pro Jahr, zuzüglich Steuern. Der Tarif wird in ProjectLead gewählt; sobald er bezahlt ist, öffnet er auch VisitLead und CashLead, auf derselben Stufe und ohne Aufpreis.

Ein KMU in einer Woche startklar

Beginnen Sie mit einer Administratorin oder einem Administrator, die das erste Projekt aus einer Vorlage eröffnen und das Firmenpostfach verbinden. Laden Sie dann die Kollegen ein: Jede Person erhält ihre Rolle (Administrator, Verantwortlicher oder Mitglied), ihren Satz und ihre Wochenkapazität. Ein heikles Projekt kann seinen Beteiligten vorbehalten sein.

In der ersten Woche erfassen alle ihre Stunden auf den laufenden Projekten. Am Monatsende zeigt der Rentabilitätsbericht bereits, wohin die Zeit geht, und die Ansicht Auslastung hilft bei der Planung der nächsten Wochen. Mit CRMlead kommen gewonnene Aufträge danach von selbst als Projekt an, ohne erneute Eingabe.